Premessa
In continuità col precedente articolo , in questa seconda parte verrà dato un ulteriore approfondimento in tema di WHISTLEBLOWING.
Nello specifico, si esamineranno:
- i soggetti preposti alla gestione dei canali interni alla segnalazione;
- i canali di segnalazione;
- la gestione delle segnalazioni.
SOGGETTO PREPOSTO ALLA GESTIONE DEL CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE
Al fine di rafforzare le garanzie di autonomia e indipendenza previste dalla normativa in oggetto, l’ente può affidare la gestione del proprio canale interno di segnalazione a un soggetto esterno, oppure ad un soggetto o ufficio interno che abbia i requisiti di indipendenza, autonomia, imparzialità e competenza.
Tale soggetto, preposto alla gestione del canale di segnalazione interno, in qualità di “Destinatario della Segnalazione”:
- è autonomo e indipendente;
- garantisce un giudizio equo e imparziale sulla segnalazione ricevuta;
- rispetta gli obblighi di riservatezza, specie sull’identità del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti (facilitatore, familiari, colleghi di lavoro, testimoni, ecc…);
- gestisce la segnalazione (valuta l’ammissibilità e svolge l’istruttoria sui fatti o sulle condotte segnalate); gestisce le interlocuzioni con il segnalante (avvisi di ricevimento e chiusura della segnalazione e scambi di informazioni);
- comunica l’esito al segnalante (dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata).
- Assicura che venga data adeguata pubblicità alla presente procedura, nonché sugli altri canali (canale esterno, divulgazione pubblica, denuncia) previsti dal D.lgs 24/2023, con particolare riguardo ai presupposti per accedervi ai soggetti competenti e alle procedure.
- Qualora la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall’ente, quest’ultimo dovrà procedere a trasmetterla, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
CANALI DI SEGNALAZIONE: CI SONO ALTERNATIVE?
Il soggetto “segnalante”, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni precedentemente indicate, ha la possibilità di effettuare una segnalazione, scritta o orale, utilizzando i canali interni di seguito riportati, che comportano distinte modalità di segnalazione:
1. in forma scritta, con canale e tecniche tradizionali o con modalità informatiche (piattaforma).
La posta elettronica ordinaria e la PEC non sono stati ritenuti strumenti adeguati a garantire la riservatezza. Pertanto, la segnalazione in forma scritta potrà avvenire con modalità informatiche, tramite una piattaforma online) o in formato cartaceo.
Con il sistema tradizionale (analogico/cartaceo), al fine di protocollazione riservata della segnalazione, a cura del soggetto preposto alla gestione del canale interno di segnalazione, è necessario che la segnalazione venga preliminarmente inserita in due buste chiuse: – la prima con i dati identificativi del segnalante, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; – la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe le suddette due buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa, che rechi all’esterno la dicitura “riservata Whistleblowing”, indirizzata al soggetto preposto alla gestione del canale interno di segnalazione.
La segnalazione sarà oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del su indicato soggetto preposto alla gestione.
La consegna dovrà avvenire a mani del soggetto preposto o di un componente, previo appuntamento telefonico che potrebbe effettuarsi tramite richiesta inviata a mezzo SMS su un numero di telefono cellulare dedicato; qualora si volesse rimanere anonimi può essere spedita all’indirizzo indicato, specificando sulla busta la suddetta dicitura “riservata Whistleblowing”.
2. In forma orale, tramite un incontro diretto con il soggetto preposto.
Avverrà con modalità tali (scelta degli ambienti e orari dell’incontro) da garantire la riservatezza del segnalante ai sensi della normativa vigente.
Nel caso in cui il segnalante preferisca incontrare personalmente il soggetto preposto e i componenti di supporto, potrà richiedere di fissare un incontro, tramite richiesta inoltrabile con SMS ad un numero di telefono cellulare dedicato.
L’incontro avrà luogo in presenza fisica, nel giorno e nell’orario concordati, presso la sede operativa del soggetto preposto alla gestione del canale interno di segnalazione.
A tal fine saranno disponibili, al fine di garantire la riservatezza del segnalante, dei giorni ed orari specifici, durante i quali sono precluse altre attività.
La richiesta di appuntamento potrà altresì essere inoltrata anche ad un indirizzo pec dedicato, avendo cura di inserire nell’oggetto la locuzione “richiesta appuntamento WHISTLEBLOWING – nome società”. Nel corpo della richiesta, invece, si suggerisce di inserire soltanto l’indicazione relativa alla richiesta di incontro diretto per segnalazione whistleblowing, evitando di anticipare elementi della segnalazione. Ciò al fine di preservare la riservatezza delle comunicazioni.
In tal caso il soggetto preposto fisserà l’incontro, di concerto con il segnalante, in un tempo ragionevole.
Al momento dell’incontro, l’organo preposto, previo rilascio dell’informativa sul trattamento dei dati personali e/o delle informazioni necessarie a reperire il testo completo di tale informativa, al fine di garantire la tracciabilità della segnalazione orale e lo stesso livello di protezione assicurato alle segnalazioni scritte, procede a registrare la segnalazione, registrando sulla stessa tutti gli avanzamenti dell’attività istruttoria; raccoglie, se del caso, i consensi previsti dalla normativa di settore e redige un verbale finale che verrà sottoscritto dal segnalante.
GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Le segnalazioni ricevute dal soggetto incaricato della gestione sono soggette a iter istruttorio.
La gestione di tale iter passa attraverso alcune fasi successive e consequenziali.
L’analisi preliminare
1) l’archiviazione per manifesta inammissibilità o infondatezza: le segnalazioni la cui genericità non consenta neppure di avviare una verifica, indirizzandola verso prospettive concrete, non saranno prese in considerazione e andranno archiviate.
2) Le informazioni non rilevanti ai fini del D. Lgs. N. 24/2023: le segnalazioni e i relativi documenti a supporto, qualora non sussistano i presupposti per la suddetta archiviazione preliminare, saranno oggetto di prima analisi, da parte del soggetto preposto od organo gestorio, al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili e sufficienti a valutare l’astratta fondatezza della segnalazione, per avviare gli ulteriori approfondimenti. Effettuata tale analisi, qualora, l’organo gestorio preposto verifichi che il fatto riportato non ha impatto ai fini del D.Lgs. 24/23 provvederà comunque all’archiviazione; tuttavia, se dovesse essere rilevante per l’Azienda/Ente ad altri fini diversi, procederà ad inoltrarla tempestivamente all’organo/organismo competente, dandone notizia al segnalante.
L’indagine
3) Indagine preliminare: superata la sopra descritta fase di analisi preliminare, nel caso in cui l’Organo preposto ritenga sussistente un ragionevole presupposto di fondatezza/attendibilità, passerà ad un’indagine preliminare sui fatti oggetto della segnalazione, al fine di appurarne la fondatezza. Nello svolgimento della suddetta analisi, il soggetto preposto potrà avvalersi – per specifici aspetti trattati nelle segnalazioni e qualora ritenuto necessario – del supporto di altre funzioni aziendali per quanto di competenza e potrà richiedere ulteriori informazioni e/o documentazione al segnalante mediante i dati di contatto o anche di persona, avendo sempre cura di preservare la riservatezza sull’identità del segnalante.
4) Archiviazione nel merito. Qualora, a conclusione di tale fase di indagine emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni. In tal caso, l’Organo preposto provvederà ad informare il segnalante della conclusione e degli esiti dell’indagine svolta.
5) L’indagine con approfondimenti specifici: laddove, a seguito della indagine siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per valutare fondata la segnalazione, verrà avviata la successiva fase degli approfondimenti specifici.
Il soggetto preposto provvederà a:
- avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportuno, delle strutture competenti della azienda/ente;
- alla conclusione dell’approfondimento svolto, sottoporre i risultati alla valutazione degli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, a seconda dell’oggetto della segnalazione, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti. Non spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente oggetto di segnalazione; concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione.
Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.
In ogni caso, all’esito della fase istruttoria, il soggetto preposto provvederà ad informare il segnalante dell’esito della segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata, nella misura in cui tali informazioni non pregiudichino l’inchiesta interna o l’indagine, né ledano i diritti della persona coinvolta (es. comunicazione di archiviazione, rinvio autorità competente per ulteriori indagini, avvio inchiesta interna ecc…).
Tempistiche
Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il soggetto preposto:
- rilascia al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione:
- fornisce riscontro tempestivo alle eventuali richieste inoltrate dal segnalante attraverso i canali di segnalazione;
- fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
L’articolo continuerà nelle prossime settimane, tornate a seguirci su www.consapi.it
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