Il Whistleblowing – Parte 1: Contesto normativo, ambito oggettivo, segnalazioni e ambito soggettivo

SOMMARIO

Premessa

Il contesto normativo

Ambito oggettivo: cosa e quando si può segnalare?

I contenuti della segnalazione

Ambito soggettivo: chi può segnalare e quando?

Premessa

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante “attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

La nuova disciplina è finalizzata a creare uno strumento per contrastare e prevenire la corruzione, la cattiva amministrazione e le violazioni di legge, sia nel settore pubblico che privato.

Al fine di garantire l’efficacia di questo presidio di legalità ed incentivarne l’utilizzo, si è inteso in ambito legislativo rafforzare le misure di protezione, da ogni possibile ritorsione, dei soggetti che effettuano le segnalazioni estendendole a chiunque sia coinvolto (in qualità di facilitatore, collega del segnalante o semplicemente persona menzionata) nella segnalazione, garantendo la previsione di sistemi che consentano di segnalare in condizioni di sicurezza gli eventuali illeciti.

Le principali novità previste nella nuova disciplina, sono di seguito elencate:

• ampliamento dell’ambito oggettivo (tipologia di illeciti segnalabili);
• ampliamento dell’ambito soggettivo (soggetti meritevoli di protezione);
• disciplina di tre diversi canali di segnalazione: interno (negli enti con persona o ufficio dedicato oppure tramite un soggetto esterno con competenze specifiche); esterno (gestito da ANAC e subordinato rispetto al canale interno); divulgazione pubblica (ove ne ricorrano le condizioni, tramite stampa o social media);
• la previsione di diverse modalità di presentazione delle segnalazioni, in forma scritta o orale e sempre con adeguate garanzie in termini di misure di sicurezza a protezione della riservatezza delle La disciplinadettagliata degli obblighi di riservatezza;
• la previsione di una valutazione preventiva di impatto DPIA; l’obbligo dell’Ente di adottare tutte le misure tecniche (cifratura) e organizzative (informativa sul trattamento, autorizzazione e istruzione del personale, stipula di accordi ex art. 28 Reg. Ue sul trattamento con i fornitori) previste dalla normativa vigente, nazionale (D. lgs 196/2003; 101/18; n. 24/2023) ed europea (Reg. UE 2016/679) al fine di regolamentare il trattamento dei dati personali ricevuti, gestiti e comunicati da terzi o a terzi;
• l’ampliamento della casistica inclusa nelle “ritorsioni” ed il rafforzamento delle relative misure di protezione, offerte sia da ANAC che dall’autorità giudiziaria e maggiori indicazioni sulla responsabilità del segnalante e sulle scriminanti;
• l’introduzione di apposite misure di sostegno per le persone segnalanti, con coinvolgimento a tal fine di enti del Terzo settore che abbiano competenze adeguate e che prestino la loro attività a titolo gratuito;
• la revisione della disciplina delle sanzioni applicabili da ANAC e l’introduzione da parte dei soggetti privati di sanzioni nel sistema disciplinare adottato ai sensi del d.lgs. n. 231/2001.

Il contesto normativo

• D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 – Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
• D. Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali – e successive modifiche e/o integrazioni ad opera del D.Lgs. 101/2018;
• Regolamento UE 2016/679 del Parlamento e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali;
• D. Lgs. 231/01 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle Società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art.11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” del 08/06/2011 e successivi aggiornamenti (ove adottato);
• “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, emanate da ANAC in forza dell’art. 10 D. lgs. 24/23, emanate da ANAC in forza dell’art. 10 D. lgs. 24/23 con delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

Ambito oggettivo: cosa e quando si può segnalare?

La segnalazione può essere effettuata ove il segnalante (whistleblower) abbia la consapevolezza, fondata suelementi di fatto precisi e concordanti, di comportamenti posti in essere in violazione di disposizioni normative nazionalio dell’Unione europea, che ledono l’interesse pubblico, di cui sia venuto a conoscenza nel “contesto lavorativo”. Tale ultima locuzione va intesa in senso ampio, giacché si ritiene sufficiente l’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e l’ente, che riguarda attività lavorative o professionali presenti o anche passate. Possono, quindi, essere segnalate notizie acquisite in occasione dello svolgimento di mansioni lavorative.

Possono essere oggetto di segnalazione anche eventuali condotte volte ad occultare le violazioni.

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche violazioni che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero essere commesse sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono essere anche indici sintomatici diirregolarità, anomalie che il segnalante ritiene possano dar luogo ad una delle violazioni previste dalla legge.

Le segnalazioni devono essere fatte in buona fede, responsabilmente, per il fine di interesse al bene comune o interesse generale.

Per verificare cosa si può segnalare e non, si può consultare la seguente tabella riepilogativa.

I contenuti della segnalazione

Le segnalazioni devono essere circostanziate, includendo tutti gli elementi utili al soggetto preposto al alla gestione per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza. A tal fine i segnalanti devono fornire i seguenti elementi:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto, con indicazione delle circostanze conosciute (di modo, di tempo e di luogo);
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati (il c.d. segnalato);
• a meno che la segnalazione non sia anonima, le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
• la dichiarazione di insussistenza di eventuali interessi privati collegati alla segnalazione e la propria buona fede;
• ogni informazione o prova (allegando i relativi documenti) che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato, in particolare anche l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• laddove la segnalazione non sia anonima, i dati identificativi del segnalante (nome, cognome, qualifica, etc.). Questiultimi sono assistiti da specifiche misure di sicurezza tecniche ed organizzative volte a garantire l’assoluta riservatezza sull’identità del segnalante.
• Ove la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata, il soggetto preposto può chiedere elementi integrativi al segnalante ai dati di contatto indicati o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto, oppure tramite il portale, ove implementato.
• Si precisa che le segnalazioni anonime sono ammesse se sufficientemente circostanziate e sono trattate alla streguadi quelle “nominative”. In tal caso, le misure di protezione per le ritorsioni saranno applicabili solo se la persona segnalante viene successivamente identificata.
• Le segnalazioni non devono contenere dati personali eccedenti, bensì solo i dati necessari per dimostrare la fondatezza della denuncia. Di norma, quindi non andranno inseriti dati particolari, né dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o giudiziari. Qualora le segnalazioni contenessero suddette categorie di dati personali, riferiti al segnalante o a terzi, e gli stessi non risultassero necessari per il perseguimento delle suddette finalità, il soggetto preposto provvederà a distruggerli o, se ciò non risultasse possibile, ad oscurarli, fatti salvi i casi autorizzati dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
• Qualora la segnalazione non rientri nella presente procedura, secondo la definizione dell’ambito oggettivo appenadescritto, il soggetto preposto provvederà ad inoltrarla all’area aziendale/organo competente e/o alle Autorità competenti, come di seguito precisato. Tali segnalazioni sono, in ogni caso, considerate “protette”. Ciò significa che l’organismo preposto non rivela l’identità o i dati personali di chiunque abbia trasmesso tale segnalazione senza averne ottenuto previamente l’esplicito consenso – sempre che la sua divulgazione non sia imposta dalla legge, da indagini o successivi procedimenti giudiziari.

• In tutti i casi sopra indicati di comunicazione, l’ente Titolare garantisce che verranno sempre adottate le opportune misure atte ad evitare una non necessaria circolazione delle informazioni, al fine di garantire la riservatezza in vista delle particolari finalità dei trattamenti in oggetto.

Ambito soggettivo: chi può segnalare e quando?

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo dell’Ente, in qualità di:

• lavoratori subordinati;
• lavoratori autonomi;
• collaboratori, liberi professionisti e i consulenti;
• stagisti e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, inclusi assegnisti di ricerca e dottorandi;
• azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

La segnalazione può essere effettuata:

• quando il rapporto giuridico è in corso;
• durante il periodo di prova ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

Continua la lettura con la seconda parte dell’articolo.